Être une orthophoniste organisée, c’est possible !

 

Lors de nos études d’orthophonie (du moins dans mon école, Montpellier), on ne nous parle pas ou peu de la façon dont on devra gérer le cabinet, la paperasse, notre emploi du temps ou encore la relation patient. Et pourtant, un module sur le management du cabinet ne serait pas du luxe !

Je vous propose ici différentes lois qui sont utilisées comme techniques managériales pour apprendre à mieux gérer son temps et son organisation au travail !

 

⌈La loi de Parkinson⌋

 

N’avez-vous jamais passé trop de temps sur la rédaction d’un compte rendu de bilan alors que vous pensiez que ce serait plié rapidement ? N’avez-vous jamais passé trop de temps à ranger votre bureau alors que vous pensiez que ce serait réglé en une vingtaine de minutes ?

Moi ça m’arrive régulièrement et généralement je me dis que je me suis “perdue”. Ces moments de perdition ne sont pas forcément des moments d’efficacité extrême, au contraire. J’ai tout simplement l’impression d’avoir perdu mon temps et j’avoue que je déteste ça. Quitte à prendre du temps, autant que ce soit pour être productive ou alors pour prendre du temps pour soi ,pour se détendre.

Pour éviter cet écueil, j’ai imaginé utiliser la loi de Parkinson dans notre organisation au cabinet. Quel comble cette loi de Parkinson ! Là tout le monde se demande s’il s’agit du même Parkinson qui a inventé cette loi et celui qui a découvert la tristement célèbre maladie de Parkinson ? Eh bien NON !

Cette loi est simple :  Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. En d’autres termes, si nous nous donnons 1h pour réaliser une tâche, nous prendrons l’heure dans son entièreté. 

Autre nom de cette loi :  loi des gaz appliquée au travail, loi de la pyramide sans fin.

Comment appliquer cette loi au cabinet ?

1. Réfléchissez VRAIMENT au temps nécessaire pour réaliser les tâches inhérentes à la tenue d’un cabinet. Quelle durée souhaitez-vous (devriez-vous ?) passer pour un bilan “classique” ? pour un bilan plus complexe ? Quelle durée souhaitez-vous passer pour ranger les papiers qui se sont accumulés dans votre cabinet en fin de semaine ? Quelle durée pour monter un projet thérapeutique détaillé ?
2. Lorsque vous souhaitez effectuer une tâche, quelle qu’elle soit, fixez-vous ce temps précis pour réaliser cette tâche et mettez un timer pour éviter de dépasser ce temps.

Pour ma part, cette loi est celle qui me fait être bien plus efficace au cabinet.

Quelques exemples, totalement personnels, à adapter à votre façon de travailler et vos envies :

• bilan de langage écrit “classique” : 1h30 de rédaction
• rangement des papiers : 15 min maximum
• préparation des séances de la journée : 30 min
• point DEP : 5 min

 

⌈La loi de Carlson⌋

 

Cette loi est intéressante en référence à ce que nous faisons souvent : faire des petits morceaux de tâches entre deux patients ou lorsque l’on a des absents. Efficace ou pas ? La loi de Carlson nous répond que NON !

Le principe de cette loi est le suivant : Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Cela signifie que les interruptions sont mauvaises pour la productivité.

Cela veut dire qu’il est plus efficace de réaliser des petites tâches terminables en moins de 30 minutes lorsque l’on a un absent plutôt que de faire des morceaux de tâches non terminables en 30 minutes.

Exit les morceaux de bilan entre 2 patients, bonjour les petites tâches comme ranger les papiers, préparer des DEP, imprimer des bilans à envoyer aux médecins prescripteurs, envoyer un mail à l’IME pour confirmer un rendez-vous, un coup de fil (à limiter avec la loi de Parkinson !) etc.

Cela implique également de rassembler les tâches de même nature :

• rassembler les coups de fil à passer sur une même demi-heure
• rassembler les mails à envoyer sur un même quart d’heure, une à deux fois par semaine
• rassembler les DEP à imprimer une fois par semaine (ou une fois par mois ?)

 

⌈La loi de Douglas⌋

 

Cette loi va vous accompagner pour organiser votre bureau. Oh Oui ! Oh Oui !

Je trouve qu’il est indispensable d’avoir un bureau correctement rangé pour accueillir les parents ( et même les enfants). Cependant, j’ai quelques fois de la paperasse qui s’accumule sur l’étagère derrière moi ou des activités non rangées lorsque j’ai des petits enfants très turbulents qui détruisent littéralement tout le cabinet.

Le principe de cette loi est le suivant : Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires. C’est finalement une variante de la loi de Parkinson.

Finalement, quand on a l’impression que l’on n’a pas assez de rangement ou qu’il nous faudrait un bureau plus grand, cela n’est pas forcément vrai. Un plus grand bureau sera aussi vite encombré.

Comment faire ? Les japonais utilisent la méthode des 5S, la voici :

• Seiri : Débarrasser (trier, jeter, recycler, archiver )
• Seiton : Ranger (classer de sorte à limiter les déplacements physiques)
• Seiso :  Nettoyer
• Seiketsu : standardiser (ranger son bureau de sorte qu’une autre personne pourrait s’y retrouver )
• Shitsuke : se discipliner (appliquer les 4 opérations précédents et parvenir à les maintenir dans le temps )

Si l’on réfléchit “parkinsonniennement” (ouf sacré mot !), l’on pourrait se dire que cette méthode des 5S pourrait être appliquée 15 minutes tous les soirs en partant du cabinet. Ça permet d’arriver le lendemain matin avec un bureau propre et rangé, d’éviter l’accumulation de documents qu’il faudrait bien plus longtemps à trier plus tard.

 

⌈La loi d’illich⌋

 

Cette loi, aussi appelée loi des rendements décroissants, consiste à dire qu’au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.

Il paraîtrait qu’au-delà de 90 minutes, notre attention décline. Si l’on prend cette loi à la lettre, il faudrait que l’on prenne 3 patients (PEC de 30 minutes) puis que l’on fasse une pause pour éviter que le 4e patient pâtisse de notre chute d’attention. Faisable ? Difficile à appliquer ? Je sais… Cependant, je trouve intéressant de se poser la question de notre “ pertinence rééducative “ lorsque l’on accueille notre 6 ou 7e patient d’affilée.. ?!

Cependant, si pour vous il est inenvisageable de faire des pauses toutes les 90 minutes, cette loi peut aussi s’appliquer pour la rédaction des bilans. 1h30 de rédaction par plus. Cela peut entrer en contradiction avec la loi de Carlson si l’on pensait passer 2h à rédiger un bilan (hum !) , cependant je trouve toujours intéressant de noter les résultats bruts, les premières analyses puis de revenir faire la conclusion plus tard afin d’avoir un regard neuf.

 

⌈La loi de Laborit⌋

 

Cette loi consiste à dire que l’être humain a tendance à faire en premier ce qui lui fait plaisir. Nous privilégions donc les tâches qui vous nous apporter satisfaction. C’est malheureusement cela qui entraîne la procrastination.

Pour lutter contre la procrastination, une des méthodes serait donc de lutter contre cette tendance naturelle et commencer sa journée par les tâches qui nous rebutent le plus. Dans mon quotidien, je dis souvent que je vais “Eater mon frog” car j’avais découvert ce principe dans le livre Avalez le crapaud (Eat that frog), un basique dans le développement personnel.

Lorsque vous préparez votre to-do list de la journée (dans votre Bullet journal 😉 ), n’hésitez pas à surligneur la tâche qui vous pèse le plus afin de la réaliser en premier, dès que vous avez un temps de libre.

 

Voilà pour ce petit tour d’horizon de lois connues en management d’entreprise. Bien sûr, le cabinet d’orthophonie n’est pas une grosse boîte et il faut les prendre avec “tact et mesure” 😉 À nous de nous en inspirer et de les adapter à notre pratique.

 

 

Orthophoniquement vôtre !

Powa ♣